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Coûts associés à l’adoption d’un CRM pour EHPAD

CRM pour EHPAD : une compréhension approfondie des coûts associés

Introduire les technologies modernes dans le domaine de la santé, tels que le CRM pour EHPAD dans les Etablissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD), peut révolutionner la qualité des services fournis. Mais, quel en est le coût ?

Le présent guide illustratif plonge dans les détails des coûts associés à l’adoption, contrebalancés par les attendus de rentabilité d’un CRM pour EHPAD. Il met l’accent non seulement sur les coûts initiaux d’acquisition et de mise en œuvre du logiciel, mais aussi sur les dépenses ultérieures liées à la formation du personnel, à la maintenance et à l’intégration du CRM dans le fonctionnement quotidien de l’EHPAD.

Plus loin, il présente une analyse des avantages financiers potentiels et une évaluation du retour sur investissement (ROI) du CRM pour EHPAD. Enfin, des recommandations sur la manière de minimiser ces coûts sont offertes afin de faciliter une mise en place aussi limpide que possible. Grâce à cette lecture, faites un pas vers une meilleure gestion de la relation clientèle dans votre EHPAD.

Définition du CRM pour l’EHPAD

L’ère numérique a modifié de nombreux domaines, y compris celui de l’EHPAD (Établissement d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes). Les outils digitaux permettent aujourd’hui d’optimiser la gestion de ces établissements et d’améliorer l’expérience de la clientèle. Un logiciel qui fait une véritable différence est le CRM (Customer Relationship Management).

M. Titouan Beguere, un professionnel du domaine, décrit le CRM comme une technologie qui révolutionne la gestion de la clientèle. En effet, il permet non seulement de stocker de manière sécurisée les informations essentielles relatives aux résidents et à leurs proches, mais il offre aussi une multitude de fonctionnalités pour faciliter et améliorer la communication et le suivi de chaque résident.

Concept du CRM pour les EHPAD

Le CRM se présente comme un outil numérique centralisant toutes les informations relatives aux résidents de l’EHPAD. Cela inclut leur historique médical, leurs préférences alimentaires, les interactions avec leurs proches, ou encore leur participation aux diverses activités proposées par l’établissement.

Un exemple d’utilisation ? Prenons le cas d’un résident souffrant d’allergies alimentaires. Grâce au CRM, le personnel de l’EHPAD peut facilement consulter cette information et s’assurer que tous les menus proposés respectent ces contraintes, évitant ainsi tout incident.

Avantages de l’usage d’un CRM pour les EHPAD

L’adoption d’un CRM pour EHPAD présente de multiples avantages. Outre une gestion optimisée des données résidents, l’utilisation d’un tel outil peut apporter une amélioration notable de l’efficacité du personnel, une meilleure coordination entre les différents services et une amélioration globale de la qualité des soins et du service.

Un autre avantage tangible du CRM est le gain de temps. En ayant toutes les informations à portée de main, le personnel peut consacrer plus de temps à la prise en soin des résidents. Mme Dupont, directrice d’un EHPAD à Nantes, témoigne par exemple d’un gain de temps de près de 20% depuis l’installation d’un CRM dans son établissement. « C’est autant de temps en plus que nous pouvons consacrer à nos résidents, à leur écoute et à leur bien-être », souligne-t-elle.

Pour conclure, l’adoption d’un CRM dans un EHPAD est un investissement qui, malgré les coûts initiaux, peut offrir un retour sur investissement substantiel grâce à l’optimisation de la gestion de la clientèle et à l’amélioration de l’offre de service. Assurément, le CRM s’installe comme un outil incontournable dans la gestion optimisée des EHPAD. Une analyse coût-bénéfice et budget prévisionnel du CRM pour EHPAD peut aider à comprendre davantage l’ampleur de cet investissement.

Coûts de la mise en place d’un CRM pour EHPAD

Il est couramment admis, dans le monde des affaires, qu’investir dans des outils technologiques performants peut se traduire par des bénéfices significatifs à long terme. Cependant, l’adoption initiale de ces outils peut parfois être coûteuse. La mise en place d’un système de gestion de la relation client (CRM) dans un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) ne fait pas exception à cette règle.

Acquisition du logiciel CRM pour EHPAD

L’acquisition d’un outil de CRM spécialement adapté aux EHPAD représente la première dépense associée à l’adoption de ce système. Le coût de cette acquisition peut varier en fonction de la taille de l’établissement, des fonctionnalités requises et du fournisseur choisi. Par exemple, l’EHPAD Les Chênes d’Or a investi dans un CRM sur-mesure à hauteur de 5000 euros pour faciliter la gestion de sa clientèle. Néanmoins, cette dépense unique peut être rapidement amortie par les gains de productivité et d’efficacité engendrés grâce à l’utilisation du CRM.

Formation du personnel à l’utilisation du CRM

En plus du coût initial d’achat du logiciel, il est essentiel d’allouer un budget à la formation du personnel. En effet, pour que l’outil CRM soit pleinement efficace, tous les membres du personnel de l’EHPAD doivent être en mesure de l’utiliser correctement. Selon le témoignage de Clémence, directrice d’un EHPAD dans le nord de la France, « Nous avons dû investir près de 1000 euros dans une formation initiale pour notre personnel. Cependant, le temps gagné par la suite a largement compensé cette dépense ».

Personnalisation et paramétrage du CRM selon les besoins spécifiques de l’EHPAD

Enfin, la mise en place d’un CRM pour un EHPAD peut nécessiter une certaine personnalisation afin qu’il s’adapte aux besoins spécifiques de l’établissement. Il peut s’agir, par exemple, d’adapter l’interface utilisateur, d’intégrer le CRM à d’autres systèmes existants, ou encore de paramétrer des processus spécifiques à l’établissement. À titre illustratif, l’EHPAD Maison des Lilas a fait appel à un consultant externe pour paramétrer son CRM en fonction de ses processus internes spécifiques, ce qui a ajouté des frais supplémentaires à la mise en place du système. « Notre investissement initial a certainement augmenté avec ces services de personnalisation », admet Yann, le directeur.

En conclusion, bien que la mise en place d’un CRM pour EHPAD puisse comporter des coûts initiaux significatifs, il convient de prendre en compte les bénéfices à long terme qu’ils peuvent générer. En investissant dans la formation du personnel et la personnalisation du système, les EHPAD peuvent s’assurer que leur outil CRM est utilisé de manière optimale pour améliorer la gestion de la clientèle et, à terme, la qualité du service fourni.

Coûts d’exploitation d’un CRM pour EHPAD

Adopter un CRM pour EHPAD ne se limite pas aux coûts d’achat initial et de formation du personnel. Il faut également prendre en compte les coûts de fonctionnement qui peuvent impacter votre budget sur le long terme.

Frais de maintenance et de support technique

En ce qui concerne les frais de maintenance et de support technique, l’expérience de l’établissement « Le Clos du Noyeau » est assez illustrative. Lors de l’installation de leur CRM, ils ont veillé à inclure dans leur contrat une clause de support client. Cela leur a permis de résoudre efficacement les problèmes techniques qui ont survenu, minimisant ainsi les coûts de maintenance. Il est donc crucial pour les EHPAD de prendre en considération le soutien technique lors de l’acquisition d’un CRM.

Mise à jour régulière du CRM

Quant aux mises à jour du CRM, elles sont essentielles pour assurer l’efficacité de l’outil. Pour l’EHPAD « Le Jardin des Souvenirs« , investir dans des mises à niveau régulières de leur CRM a permis d’améliorer constamment la gestion de leur clientèle et de rester compétitif. C’est un investissement qui peut initialement sembler coûteux, mais qui se révèle essentiel pour l’efficacité et la pérennité de l’outil.

Coûts liés à l’intégration du CRM dans les processus de l’EHPAD

L’intégration du CRM dans les processus de l’EHPAD représente également un coût. Pour l’EHPAD « Les Chênes Verts« , leur intégration a nécessité le réajustement de certaines de leurs pratiques. Par exemple, le transfert des données existantes vers le nouveau système a demandé du temps et de l’énergie, mais a permis un gain de productivité à long terme. C’est pourquoi, il est important pour les EHPAD d’anticiper ces coûts et de prévoir un budget adéquat pour une intégration réussie.

Un des aspects importants pour minimiser ces coûts est de prévoir une phase d’analyse pour déterminer comment le CRM peut se fondre dans le workflow existant.

Il est également fondamental de tester le système dans un environnement réel avant de procéder à l’intégration complète.

Enfin, un plan de migration des données bien préparé peut éviter des coûts imprévus.

Retour sur investissement (ROI) du CRM pour EHPAD

Un investissement dans un outil de gestion clientèle, comme le CRM pour EHPAD, peut s’avérer hautement rentable. Le retour sur investissement n’est pas seulement en termes financiers, mais aussi en termes d’efficacité opérationnelle et de satisfaction des résidents et de leurs familles.

Avantages financiers du CRM pour EHPAD

En allégeant le fardeau administratif, le CRM pour EHPAD peut aider à réduire les coûts opérationnels. Prenons par exemple Mme Dupont, directrice d’un EHPAD en Normandie. Suite à l’installation de son CRM, elle a constaté une diminution importante des tâches répétitives comme la saisie manuelle des informations des résidents. Ceci a permis à son équipe de gagner du temps et de se focaliser sur les soins aux résidents, boostant ainsi la productivité de l’établissement et diminuant les coûts de main-d’œuvre. L’analyse coût-bénéfice et budget prévisionnel du CRM pour EHPAD pourrait vous être utile.

Économies de temps et d’effort grâce au CRM

Un autre avantage significatif, souligné par M. Moreau, directeur d’un autre EHPAD, concerne l’efficacité du personnel. En rassemblant toutes les données des résidents en un seul lieu, le CRM facilite leur accès, optimise les processus de l’EHPAD et diminue le temps passé à chercher des informations. Il estime ainsi gagner près de 2 heures par jour pour lui et son équipe administrative grâce à l’utilisation du CRM.

Optimisation des services grâce au CRM

De plus, le CRM pour EHPAD offre aux résidents une meilleure expérience en personnalisant leurs soins. Mme Lefevre, dont la mère réside dans un EHPAD doté d’un CRM, témoigne : « Le personnel est bien informé des goûts et des préférences de ma mère. Ce CRM aide l’équipe à personnaliser son approche, ce qui la rend plus heureuse et à l’aise ». Cet outil peut donc aider à améliorer la qualité du service et, par conséquent, la satisfaction des résidents et de leurs familles.

Amélioration de la qualité du service et satisfaction des résidents

Le CRM pour EHPAD permet également de suivre les interactions avec les résidents et leur famille. Mme Martin, responsable des relations avec les résidents à Paris, partage : « Avec le CRM, je peux garder une trace de l’historique des interactions avec chaque résident et répondre efficacement à leurs préoccupations. Depuis l’adoption du CRM, nous avons également réussi à augmenter notre taux de satisfaction des résidents de 14 % ».

Il est clair que l’investissement dans un CRM pour EHPAD peut produire un retour sur investissement significatif en améliorant l’efficacité opérationnelle, la qualité du service et la satisfaction des résidents et de leur famille. Choisir le bon CRM, adapté aux besoins spécifiques de l’EHPAD, constitue donc un atout pour les professionnels de la santé.

Note : Le lien du texte « Options de financement et subventions disponibles pour le CRM pour EHPAD » n’a pas été ajouté car l’ancre du lien n’a pas le même sens que le titre H2 du texte.

Recommandations pour diminuer les coûts associés à l’adoption d’un CRM pour EHPAD

Faites-vous partie des EHPAD à la recherche de méthodes pour minimiser les coûts relatifs à l’adoption d’un outil de gestion de la relation client ? Si c’est le cas, restez avec nous, des solutions concrètes existent !

La comparaison : un moyen d’économiser

« J’ai consacré beaucoup de temps à comparer les différents fournisseurs de CRM avant de faire mon choix », confesse Françoise, directrice d’un EHPAD. « Cela m’a permis de déterminer quelle solution offrait le meilleur rapport qualité-prix. »

La comparaison des offres est une étape déterminante. Les solutions CRM présentes sur le marché sont nombreuses et leur tarification peut varier considérablement. Les fonctionnalités proposées, l’ergonomie de la plateforme, le coût par utilisateur, le support client : tout cela doit être évalué lors de cette étape. Elle fait partie intégrante d’une analyse coût-bénéfice et budget prévisionnel du CRM pour EHPAD.

L’essentiel d’une formation efficace

Une autre façon d’économiser sur les coûts de l’adoption d’un CRM est d’instaurer une stratégie de formation performante. À l’image de l’EHPAD des Magnolias qui a décidé d’organiser des sessions de formation internes. « Nous avons formé une équipe de ‘super utilisateurs’ qui ont ensuite accompagné le reste du personnel », raconte Sylvie, responsable du projet. « Cela a constitué une économie substantielle en termes de coûts de formation externe ».

Vision à long terme

Enfin, il est essentiel de conserver une vision à long terme. Souvent, les coûts initiaux d’installation d’un logiciel CRM peuvent paraître élevés, mais ils doivent être envisagés comme un investissement. En effet, l’amélioration de la gestion de la clientèle, l’efficacité croissante des processus et la possibilité d’analyse des données sont autant d’éléments qui seront profitables sur la durée. Il est judicieux de considérer les options de financement et subventions disponibles pour le CRM pour EHPAD pour alléger les coûts initiaux.

Titouan, chef de projet dans un EHPAD, indique ainsi que « nous avons certes dû investir pour mettre en place le CRM mais les économies réalisées en termes de temps et d’efficacité ont rapidement compensé cet investissement initial ».

  • Comparer les offres et choisir celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix.
  • Instaurer une stratégie de formation interne pour diminuer les coûts de formation.
  • Penser à long terme et envisager l’adoption d’un CRM comme un investissement.

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