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Optimisation de l’emploi du temps du personnel grâce au CRM pour EHPAD

CRM pour EHPAD : optimisation de l’emploi du temps du personnel

Dans un contexte où les Établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) sont confrontés à des défis majeurs, l’optimisation de l’emploi du temps du personnel devient un enjeu primordial. Cette optimisation peut être réalisée efficacement grâce au CRM conçu spécialement pour les EHPAD.

Avec cet article, découvrez le rôle transformateur du CRM dans la gestion du temps du personnel en EHPAD. Explorez comment cette technologie favorise une amélioration notable de l’organisation du travail, réduit le temps consacré aux tâches administratives et contribue à la mise en place d’une communication plus fluide et structurée au sein de ces structures. Soyez prêt à entrer dans une nouvelle ère de productivité où la planification et gestion des activités via un CRM pour EHPAD se met au service de l’humain.

Introduction

Les Établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) constituent un cadre crucial dans la prise en charge des personnes âgées nécessitant des soins permanents. Cependant, un fonctionnement efficace de ces structures nécessite une utilisation optimale du temps de travail de leur personnel.

M. Bernard, directeur d’un EHPAD situé à Fontenay-sous-Bois en région parisienne, témoigne : « Notre personnel est engagé dans une mission noble et délicate, celle de prendre soin de nos seniors. Mais l’organisation de leur travail peut être un véritable casse-tête. Comment assurer une présence continue, tenir compte des disponibilités de chacun et réaliser les activités prévues ? C’est dans ce contexte que nous avons décidé de recourir à un CRM pour EHPAD. »

Besoin d’optimisation du temps de travail

La gestion du temps de travail dans les EHPAD est un enjeu majeur. Il s’agit de garantir une présence constante, capable de rassurer et d’accompagner les résidents tout en respectant les règles relatives à la durée du travail.

Exemple de l’EHPAD de Lens

Prenez l’exemple de l’EHPAD de Lens, un établissement du Pas-de-Calais. Avant la mise en place d’un CRM, le planning du personnel était réalisé manuellement, entraînant des difficultés pour gérer les remplacements et les modifications de dernière minute. Avec l’adoption d’un outil de gestion adapté, les responsables de l’établissement ont pu optimiser l’emploi du temps de leurs employés, offrant une meilleure qualité de service à leurs résidents et une meilleure organisation pour leur personnel.

Contexte exigeant l’innovation

Si l’optimisation de l’emploi du temps du personnel EHPAD est une nécessité, ce n’est pas une mince affaire. Cette situation requiert des outils fiables et efficaces capables de planifier, suivre et adapter les interventions du personnel. Les outils CRM pour EHPAD se positionnent comme une solution innovante pour répondre à ces enjeux. Ces outils, basés sur la technologie numérique, permettent un suivi rigoureux des activités tout en conservant une souplesse indispensable dans les ajustements de dernière minute.

  • l’emploi du temps du personnel est centralisé et accessible à tous en temps réel.
  • les informations sur les résidents sont mises à jour et consultables par le personnel autorisé.
  • les communications entre équipes, services et établissements sont facilitées, évitant les doublons et les confusions.

Qu’il s’agisse de gérer les ressources humaines, d’élaborer des plannings ou de suivre les soins apportés aux résidents, le CRM pour EHPAD offre un panel de fonctionnalités précieuses pour l’optimisation du temps de travail.

Présentation du CRM pour EHPAD

Le monde des EHPAD (Établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes) est un univers exigeant : entre le souci constant du bien-être des résidents, la rigueur des protocoles de soins et la nécessité d’une organisation optimisée, ses professionnels doivent faire preuve d’agilité. Pour garantir une gestion efficace au cœur de ces établissements, une technologie innovante a su s’imposer : l’outil CRM spécifiquement adapté aux EHPAD.

Le CRM et ses objectifs

Le CRM, ou Customer Relationship Management, est un système de gestion des relations et interactions de l’entreprise avec ses clients et éventuels clients. Pour un EHPAD, le CRM est avant tout un allié digital satisfaisant ses besoins spécifiques de gestion des résidents comme des soins. Un outil CRM approprié à ce contexte aura pour objectif principal d’optimiser l’emploi du temps du personnel, assurant ainsi une prise en charge optimale des résidents.

Anecdote : soulagement d’un directeur d’EHPAD

Comme l’explique Jérôme, directeur d’un EHPAD dans le sud de la France,  » nous étions en permanence en train de jongler avec les plannings, les absences imprévues et les tâches non programmées. Depuis que nous avons mis en place un CRM, notre organisation s’est améliorée de façon spectaculaire, nous avons gagné en sérénité et en efficacité. »

Adaptation du CRM pour les EHPAD

Un système de CRM peut grandement faciliter la gestion quotidienne des EHPAD, notamment dans l’optimisation du temps de travail de l’équipe. Parmi ses fonctionnalités assurant une meilleure organisation du personnel, il peut intégrer la planification des soins et des tâches administratives, la gestion du personnel, ainsi que le suivi des résidents pour proposer une prise en charge de qualité optimale.

Témoignage : bénéfices de l’usage d’un CRM en EHPAD

  • Marc, infirmier coordonnateur dans une EHPAD en région parisienne, témoigne :  » Le logiciel CRM nous a permis de planifier et de suivre en temps réel les activités du personnel soignant. La prise en charge des résidents est d’autant plus facile que nous pouvons anticiper et ajuster leurs besoins spécifiques. »
  • Sophie, aide-soignante ajoute :  » Chaque résident possède désormais un dossier complet sur le CRM, actualisable à tout moment. Cela nous facilite grandement la tâche et nous permet de nous adapter en cas d’imprévu. »

Avantages de l’utilisation d’un CRM pour optimiser l’emploi du temps du personnel

Depuis quelques années, l’adoption de solutions numériques a transformé la manière dont les EHPAD fonctionnent. C’est particulièrement vrai pour le CRM, un logiciel sophistiqué qui centralise toutes les informations relatives aux résidents et au personnel. Son utilisation offre une multitude de particularités pour l’optimisation de l’emploi du temps des employés.

Centralisation des informations

Le CRM pour EHPAD fonctionne comme une base de données centrale. Il permet de stocker toutes les informations en un seul et même endroit : plannings, résidents, tâches attribuées. Cette consolidation facilite grandement la communication interne et le partage d’informations. Monsieur Rémy, directeur d’un EHPAD dans le Sud-est de la France, nous a d’ailleurs confié : « Depuis l’installation du CRM, l’accès aux informations est bien plus rapide et facilite grandement notre quotidien ».

Planification et suivi des tâches

Le CRM pour EHPAD offre un véritable tableau de bord pour la planification des tâches. Il permet de garder une traçabilité de toutes les interventions auprès des résidents, mais aussi des activités internes. C’est sur cette fonctionnalité que Mademoiselle Lefebvre, une infirmière dans un EHPAD de la région parisienne, nous a indiqué : « Il est très facile de suivre nos tâches quotidiennes et cela nous fait gagner un temps conséquent pour mieux nous consacrer à nos résidents ».

Gestion des remplacements et des disponibilités

Le CRM peut également se révéler précieux pour gérer efficacement les remplacements. Grâce à sa capacité à rassembler toutes les informations sur le personnel, il est simple d’identifier rapidement qui est disponible pour un remplacement. Cela évite une charge administrative importante et permet de consacrer plus de temps aux résidents. C’est dans ce contexte que Madame Durand, qui gère les ressources humaines dans un EHPAD en Bretagne, nous a confié : « le CRM a significativement simplifié notre gestion des remplacements, optimisant ainsi l’emploi du temps de nos collaborateurs ».

Mise en place d’un CRM dans un EHPAD

L’adoption de technologies novatrices comme un CRM (Customer Relationship Management) adapté peut être un défi pour certains EHPAD. Néanmoins, de plus en plus d’établissements franchissent le pas, conscients que cet outil peut être clé pour optimiser la planification et la gestion du personnel.

Étapes et processus de déploiement d’un CRM

La première étape est la sélection du CRM le plus adapté aux besoins spécifiques de l’EHPAD. Cela suppose d’établir un cahier des charges précis qui tient compte à la fois de l’aspect organisationnel (nombre et profil des résidents, nombre et disponibilités du personnel, activités proposées…) et de l’aspect technologique (compatibilité avec le système informatique existant, facilité d’utilisation, assistance technique…).

Exemple concret d’implémentation

L’EHPAD « Les Chênes » à Toulouse est un exemple d’établissement qui a réussi à mettre en place un CRM en se basant sur ce type de processus. « Nous avons choisi un logiciel spécialisé, avec un support client très réactif, ce qui nous a permis de résoudre rapidement les problèmes rencontrés au début », explique la directrice de l’établissement.

Formation du personnel à l’utilisation du CRM

Une fois le CRM choisi, la phase de formation du personnel est une étape cruciale. Cela va permettre aux équipes de tirer le meilleur parti de l’outil et de l’utiliser de manière efficace. Le CRM doit en effet devenir un allié pour les collaborateurs et non une contrainte supplémentaire.

Témoignage d’une professionnelle rompue au CRM

Mélanie, infirmière coordinatrice à l’EHPAD « Les Chênes », raconte : « Au début, j’étais un peu sceptique. Mais une fois que j’ai compris comment fonctionnait le CRM et comment il pouvait m’aider dans mon quotidien, j’ai tout de suite été convaincue. C’est un véritable gain de temps et un soutien pour l’organisation des soins. »

Paramétrages et personnalisation du CRM en fonction des besoins

Enfin, la personnalisation du CRM constitue la dernière étape de la mise en place de cette solution. Cela comprend les paramétrages en fonction des spécificités de l’EHPAD, mais aussi des ajustements au fil du temps. Il s’agit d’ améliorer sans cesse le système pour qu’il réponde au mieux aux besoins des EHPAD en matière de gestion de l’emploi du temps du personnel.

Outil en constante évolution

Comme le souligne Christine, responsable des ressources humaines à l’EHPAD « Les Chênes » : « Le CRM est un outil vivant. Nous l’ajustons régulièrement en fonction des évolutions de notre structure et de nos besoins. C’est un travail continu, mais qui porte ses fruits sur le plan de l’efficacité opérationnelle. »

Impact de l’utilisation d’un CRM sur l’emploi du temps du personnel dans les EHPAD

Les CRM, ou Systèmes de Gestion de la Relation Client, ont transformé le paysage des EHPAD, permettant d’optimiser la gestion du temps et les ressources humaines de manière significative. Des améliorations dans l’efficacité opérationnelle à la planification des tâches, ces outils numériques ont apporté des solutions innovantes et efficaces.

Témoignage : une solution efficace pour optimiser le temps

Camille, gestionnaire dans une EHPAD à Bordeaux, témoigne de ses expériences positives avec le CRM. « Avant l’implémentation du CRM, le processus de planification des tâches était laborieux. Les employés rencontraient régulièrement des difficultés pour garder une trace de leurs responsabilités du jour. Mais maintenant, grâce au logiciel, chaque membre de notre personnel peut accéder facilement et rapidement à son planning, savoir exactement où ils doivent être et ce qu’ils doivent faire. Cela a incroyablement amélioré notre efficacité opérationnelle ».

l’efficacité opérationnelle

L’un des plus grands avantages de l’utilisation des logiciels CRM dans les EHPAD est l’amélioration de l’efficacité opérationnelle. Par exemple, les EHPAD peuvent désormais gérer le planning du personnel en fonction des besoins spécifiques de chaque résident, tout en tenant compte des disponibilités du personnel. Cette planification stratégique permet d’éviter les problèmes de sous-effectifs et assure une meilleure répartition des tâches et des ressources.

Anecdote : un impact positif sur la qualité des soins

Une des répercussions inattendues de l’implémentation du CRM a été une amélioration de la qualité des soins. Dans une EHPAD en Alsace, l’emploi du temps du personnel a été ajusté pour optimiser la gestion des soins. Grâce à la centralisation des informations sur chaque résident, le personnel peut désormais prévoir et anticiper leurs besoins spécifiques. Cela a non seulement permis de réduire le stress du personnel mais a également conduit à une plus grande satisfaction du résident.

L’importance des CRM dans le domaine médical

Au vu des témoignages et anecdotes, l’utilisation d’un CRM spécialement conçu pour les EHPAD s’avère être une solution efficace pour la gestion de l’emploi du temps du personnel. Outre l’optimisation du flux de travail, cela a des effets bénéfiques globaux sur l’efficacité opérationnelle et la qualité des soins aux résidents. L’avenir des EHPAD passe indéniablement par l’intégration d’outils numériques avancés comme le CRM.

Bénéfices du CRM pour les EHPAD

  • Amélioration de l’efficacité opérationnelle.
  • Simplification de la planification des tâches.
  • Amélioration de la qualité des soins prodigués aux résidents.
  • Réduction du stress du personnel.

Références

Pour un aperçu plus complet de l’impact du CRM sur les EHPAD, n’hésitez pas à consulter les ressources suivantes :

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