CRM pour EHPAD – Les avantages de l’accès digital aux dossiers médicaux

Face au défi croissant de la gestion des informations médicales dans les Établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD), des solutions digitales comme le CRM pour EHPAD se présentent comme une réponse efficace pour faciliter l’accès aux dossiers médicaux.

Mais que signifie vraiment l’utilisation d’un CRM dans un EHPAD et quels sont ses avantages concrets ? Notre exploration détaillée vous révèle le potentiel de cette technologie innovante pour centraliser et sécuriser les données, optimiser la communication interdisciplinaire et améliorer la gestion administrative. Un suivi et accès aux informations médicales via un CRM pour EHPAD pour une meilleure prise en charge de nos aînés.

Introduction

Contexte de l’utilisation du CRM dans les EHPAD

Dans le secteur des soins aux personnes âgées, et particulièrement dans les Établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD), le besoin d’une gestion efficace et sécurisée des dossiers médicaux est une réalité quotidienne. C’est devant ce besoin que s’impose l’utilisation des outils de Gestion de la Relation Client (CRM), spécialement conçus pour ces établissements.

De nombreux établissements ont choisi de se digitaliser, à l’image de la maison de retraite de Saint-Malo. En effet, elle a adopté une solution CRM il y a deux ans. « L’impact sur la gestion des dossiers médicaux a été considérable », déclare Mme Dupont, directrice de l’établissement.

Objectif du plan

À travers ce plan, nous allons faire ressortir les avantages de l’accès digital aux dossiers médicaux pour les acteurs des EHPAD. Plus précisément, nous allons montrer comment l’utilisation d’un CRM adapté peut transformer les pratiques des professionnels de santé, optimiser le temps de travail, garantir la sécurité des données médicales et améliorer la communication interdisciplinaire indispensable pour une prise en charge de qualité.

Le témoignage de M. Legrand, médecin coordonnateur d’un EHPAD à Toulouse, illustre parfaitement cet objectif : « Depuis que nous avons opté pour un accès digital aux dossiers médicaux grâce à un outil CRM, ma vie ainsi que celle de mes collaborateurs a totalement changé. La coordination entre les membres de l’équipe est bien meilleure, et la qualité des soins aussi. »

Centralisation des données médicales

Le bilan médical d’un résident d’EHPAD peut être volumineux et complexe à gérer. Avec le recours à un CRM adapté à l’EHPAD, l’accès à ces précieuses informations est simplifié et centralisé. Plus besoin de perdre du temps à fouiller dans les nombreux dossiers papier. Avec la digitalisation, toutes les informations médicales relatives à chaque résident sont regroupées, sécurisées et disponibles en un clic.

Ainsi, un médecin ou un soignant peut aisément consulter un historique médical, un plan de soins ou encore les dernières prescriptions. La rapidité d’accès à ces informations permet d’optimiser la prise en charge des patients et de garantir une continuité des soins de qualité.

Accès facilité aux informations médicales des résidents

Prenons l’exemple de l’EHPAD « Les Terrasses », situé en région parisienne. Cet établissement a adopté un système CRM santé il y a deux ans. Aujourd’hui, le personnel soignant relate une amélioration notable de l’efficacité de leur travail quotidien : « Avant, nous passions beaucoup de temps à chercher des informations dans les dossiers papiers des résidents. Maintenant, avec le CRM, tout est à portée de clic. Il est plus facile pour nous de préparer les médicaments nécessaires ou de vérifier les dernières prescriptions », explique Isabelle, une infirmière de l’EHPAD.

Consultation à distance des dossiers médicaux possible

Le palliativiste de l’établissement tire également profit de cette digitalisation. Il explique : « Mon travail m’amène souvent à me déplacer dans différents EHPAD de la région. Le fait de pouvoir accéder à distance aux dossiers médicaux des résidents est un avantage considérable. Cela me permet de consulter facilement le dossier d’un patient, même quand je ne suis pas sur place. »

Recherche d’informations médicales plus rapide

De plus, l’aspect pratique ne concerne pas uniquement le personnel médical et les aides-soignants, mais aussi l’équipe administrative. Marc, responsable administratif, souligne : « Grâce au CRM, nous avons pu dématérialiser une grande partie de nos archives médicales. Cela a libéré de l’espace de stockage et nous a permis de gagner du temps dans la recherche de documents. »

Facilité d’accès aux informations médicales

Consultation à distance des dossiers médicaux

Gain de temps dans la recherche d’informations médicales

L’adoption d’un CRM pour EHPAD offre ainsi de nombreux avantages en matière d’accès et de gestion des dossiers médicaux. Au-delà d’une organisation interne optimisée, c’est toute la qualité de la prise en charge des résidents qui bénéficie de ces outils numériques.

Sécurisation et confidentialité des données

Importance de la confidentialité des dossiers médicaux

Les EHPAD sont tenus de garantir la confidentialité et la sécurité des données médicales de chaque résident. L’utilisation d’un logiciel CRM pour la gestion numérique des dossiers médicaux permet d’intégrer des mesures de sécurité robustes. La protection des données ne s’arrête pas à la simple mise en place d’un mot de passe, elle comprend une myriade de mesures, allant de l’encryption des données à la traçabilité des actions.

« La sécurité des données est notre priorité numéro un. Nous devons nous assurer que les données de nos résidents sont en sécurité et que les informations sont accessibles uniquement par les professionnels de santé autorisés« , déclare Caroline, directrice d’un EHPAD dans l’Est de la France.

Sécurité des données et digitalisation


Contrôle d’accès aux dossiers médicaux

Grâce au CRM médical, l’accès aux dossiers médicaux numériques est limité à des utilisateurs avec des droits spécifiques. Par exemple, une infirmière peut avoir le droit de consulter et de mettre à jour les dossiers des patients, tandis qu’une personne de l’accueil ne peut que voir les informations de base.

Traçabilité des actions effectuées sur les dossiers

Chaque action effectuée sur les dossiers médicaux des patients est enregistrée pour une totale transparence. « C’est un avantage non négligeable du CRM pour EHPAD, il permet de savoir qui a accédé à quoi, et à quel moment », témoigne Paul, médecin dans un EHPAD d’Ile-de-France.

Sauvegarde automatisée des données

Les dossiers médicaux numériques présentent un autre avantage majeur : la sauvegarde automatique des données. En cas de problème informatique, toutes les informations médicales sont en sécurité et peuvent être récupérées facilement. Pour Sophie, technicienne informatique d’un EHPAD de Lyon, « c’est une véritable révolution. Avant, si on avait un souci avec les papiers, tout était perdu. Aujourd’hui, on peut retrouver toutes les informations avec quelques clics ».

  • Accès limité aux dossiers médicaux.
  • Traçabilité des actions sur les dossiers.
  • Sauvegarde automatique des données.

La communication interdisciplinaire

En matière de soins aux seniors, la communication interdisciplinaire joue un rôle central. Les avantages de l’accès digital aux dossiers médicaux via le CRM au sein des EHPAD sont incontestables. La facilité de partage des informations entre les différents acteurs n’est qu’un des nombreux bénéfices.

Anecdote : Considérons l’exemple de l’EHPAD « Le Genêt d’Or » en région Normandie, où l’utilisation d’un outil CRM a révolutionné la communication entre les acteurs de santé dans l’établissement. Autrefois, les médecins, les infirmières, les aides-soignantes et les psycho-gériatres n’avaient pas la possibilité de consulter simultanément les données des patients. Ils passaient un temps précieux à rassembler les informations nécessaires au suivi des résidents.

Un suivi rigoureux des traitements médicaux

Un des avantages essentiels de l’outil CRM est le suivi rigoureux des traitements médicaux qu’il permet. Ce point est confirmé par le Dr Lefevre, médecin généraliste à l’EHPAD « Le Genêt d’Or ». En effet, ce dernier relate : « L’accès digital aux dossiers médicaux via le CRM offre la possibilité d’un suivi en temps réel de chaque prescription et chaque médicament administré. C’est une avancée incroyable en termes de sécurité pour nos résidents. Nous pouvons vérifier instantanément les possibles interactions médicamenteuses et ajuster les traitements en conséquence. »

Mise en place de plans de soins adaptés à chaque résident

Grâce à l’outil CRM, la mise en place de plans de soins adaptés à chaque résident est grandement facilitée. Témoignage : C’est le cas de Mme Dupont, infirmière-coordinateur à l’EHPAD « Le Genêt d’Or » qui s’enthousiasme : « Le CRM nous offre un suivi personnalisé de chaque résident. Nous pouvons ainsi adapter les plans de soins en fonction de l’évolution de l’état de santé de chacun. C’est un gain de temps considérable pour le personnel et une qualité de soins accrue pour nos seniors. »

Les outils CRM au service de la communication interdisciplinaire

  • Partage facilité des informations entre les acteurs.
  • Suivi rigoureux des traitements médicaux.
  • Adaptation des plans de soins à chaque résident.

En somme, l’outil CRM digitalisé pour EHPAD est une véritable innovation au service de la communication interdisciplinaire. Il contribue à une meilleure qualité de soins, plus adaptée aux besoins de chaque résident.

Optimisation de la gestion administrative

L’impact de la digitalisation des dossiers médicaux sur la gestion administrative est considérable. Comme en témoigne Victor, directeur d’un EHPAD dans la région de Lille, « l’adoption d’un CRM spécifiquement conçu pour faciliter la gestion numérique des données médicales a véritablement transformé notre vie quotidienne. De la saisie initiale des informations à leur consultation, tout est devenu plus simple et plus rapide. »

Le premier avantage majeur qui saute aux yeux est l’automatisation des tâches administratives liées aux dossiers médicaux. Plus besoin de rentrer manuellement toutes les données ou de passer des heures à classer les dossiers. Les équipes gagnent un temps précieux qui peut être réorienté vers des activités à plus forte valeur ajoutée. Martine, secrétaire médicale dans un EHPAD en région parisienne, partage : « Je n’imaginais pas combien de temps je passais sur des tâches répétitives avant l’arrivée du CRM. Aujourd’hui, je peux me concentrer sur l’essentiel : le contact avec les résidents et leur famille. »

Autre aspect fondamental : la réduction du risque d’erreurs et d’oublis. Les informations sont saisies une fois pour toutes et sont accessibles à tous les professionnels de santé habilités, quel que soit leur lieu de travail. En cas de changement d’état de santé d’un résident, l’information est mise à jour en temps réel, limitant ainsi les erreurs de transmission. Dr. Le Gall, gériatre à Brest, explique : « Avec la digitalisation, je suis en mesure de consulter le dossier médical du patient aussi souvent que nécessaire sans avoir à me déplacer. C’est un réel gain de temps, sans parler de l’amélioration de la précision de l’information. »

Avantages de l’accès digital aux dossiers médicaux pour la gestion administrative

  • Automatisation des tâches administratives liées aux dossiers médicaux.
  • Réduction du risque d’erreurs et d’oublis.
  • Facilité d’accès aux données pour les audits et les statistiques.

Enfin, l’accès digital aux dossiers médicaux facilite les audits et la production de statistiques. Les tâches de contrôle interne sont simplifiées et la production de rapports pour les organismes de tutelle est grandement facilitée. Claude, EHPAD à Bordeaux, conclut : « L’automatisation des rapports de gestion nous permet de les produire en quelques clics et de consacrer davantage de temps à l’accompagnement des résidents. »

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