CRM pour EHPAD : une spécificité nécessaire dans la prise en charge des personnes âgées

Dans un contexte où l’efficacité et la qualité de la prise en charge des résidents d’EHPAD sont devenues essentielles, l’utilisation d’un CRM spécifique au secteur s’impose comme une réelle valeur ajoutée. Celui-ci, à la différence d’un CRM général, dispose de fonctionnalités et d’une adaptation aux spécificités du secteur qui en font un outil indispensable.

Loin d’être juste un moyen de gestion de l’information, il devient un réel facilitateur dans la prise en charge individualisée des résidents, favorisant la communication et permettant une amélioration continue des services offerts. Même si un CRM général peut avoir ses avantages dans d’autres domaines, il est important de considérer les spécificités du secteur des EHPAD pour choisir l’outil le plus adapté en évaluant les critères pertinents. Alors, qu’est-ce qu’un CRM pour EHPAD et pourquoi est-il crucial ? Comment tranche-t-on entre un CRM général et un CRM pour EHPAD ? C’est ce que nous vous proposons de découvrir.

Fonctionnalités spécifiques d’un CRM pour EHPAD

Gestion des résidents

Adoptant une approche centrée sur le pensionnaire, le CRM pour EHPAD favorise une gestion intégrale des résidents. Madame Baladi, auxiliaire de vie en EHPAD, témoigne : « Avec ce système, chaque résident a son propre dossier où l’on retrouve sa fiche médicale, ses rendez-vous et ses courtes ou longues absences pour hospitalisation. Tout est enregistré dans le système en temps réel, ce qui favorise une gestion efficace ».

Planification des activités

Certains logiciels CRM spécifiques à l’EHPAD, comme OmniStudio, offrent également la possibilité de superviser l’intégralité des activités du lieu de vie. Tara Yung, responsable d’animation en EHPAD, partage son expérience : « Création et gestion des programmes, suivi de la participation des résidents, enregistrement des préférences individuelles ; nous avons pu personnaliser notre approche grâce à ces outils ».

Communication interne

L’aspect communicatif n’est pas mis de côté avec ces outils. Un infirmier de l’EHPAD de Saint-Denis déclare : « La messagerie intégrée et le partage des informations entre nos différents services sont devenus un jeu d’enfant ». Grâce au CRM, le suivi des tâches et des rappels s’effectue dans une fluidité appréciable.

  • Un suivi médical organisé et optimisé.
  • Une planification et une gestion d’activités sur-mesure.
  • Une communication interne facilitée.

En somme, le CRM EHPAD renforce l’efficacité et l’organisation du personnel soignant, tout en contribuant à une amélioration continue de la qualité de vie des résidents.

Adaptation aux particularités du secteur de l’EHPAD

L’une des différences majeures entre un CRM général et un CRM spécialement conçu pour l’EHPAD dépasse les simples fonctionnalités. C’est l’adaptation aux particularités propres à l’institution résidentielle pour personnes âgées qui distingue et valorise le dernier. Tout commence par la prise en compte des contraintes légales et réglementaires auxquelles sont soumis les EHPAD.

Théo, le Directeur d’une EHPAD à Alençon, nous confie : « Le respect de la confidentialité médicale des résidents est une priorité. Nous avons besoin d’un système intégré qui soit conforme aux exigences en matière de sécurité des données. Une caractéristique qui n’est pas toujours au rendez-vous dans un CRM généraliste. » Le témoignage de Théo met en lumière la nécessité pour une EHPAD d’avoir un CRM adapté.

Collaboration avec les partenaires externes

Le secteur des EHPAD doit collaborer étroitement avec divers partenaires externes : hôpitaux, pharmacies, fournisseurs. Cette collaboration nécessite un CRM capable d’interfacer correctement avec les systèmes tiers pour assurer, par exemple, le suivi des prescriptions médicales ou des commandes de matériel ou des stocks de médicaments.

Valérie, qui travaille à la gestion des stocks dans une EHPAD à Saint-Denis, a récemment partagé son expérience : « Depuis que nous avons intégré notre logiciel CRM spécialisé pour EHPAD, les erreurs de stock ont presque disparu. Nous avons un aperçu clair et précis de ce qui a été commandé, ce qui est en stock et ce qui est prescrit par nos médecins. C’est un gain de temps et une source de tranquillité d’esprit énorme. »

Prise en charge des spécificités liées à l’accueil des personnes âgées

Une grande partie de la gestion dans une EHPAD concerne les besoins particuliers des résidents : handicaps spécifiques, régimes alimentaires, préférences pour certaines activités. Toutes ces informations méritent d’être correctement enregistrées et suivies. Par conséquent, adapté à ce contexte, un CRM pour EHPAD doit permettre cette gestion sans faille.

Anne, responsable des activités d’une EHPAD à Mulhouse, soulève ce point : « La variété des préférences individuelles concernant les activités est assez surprenante. Un bon CRM nous aide non seulement à rester organisés, mais surtout, à nous assurer que chaque résident se sente entendu et pris en compte. Nous pouvons maintenant personnaliser les calendriers d’activités selon les préférences individuelles de chaque résident, ce qui améliore grandement leur qualité de vie. »

La relation client au cœur d’un CRM pour EHPAD


Personnalisation de la prise en charge


La gestion de la relation client au sein d’un CRM pour EHPAD dépasse largement une simple administration de données. Il est question de construire une expérience singulière pour chaque résident. Effectivement, le CRM peut recenser des informations détaillées sur les préférences de chaque résident, de leurs rythmes de sommeil à leurs activités de prédilection. Par exemple, le cas de Madame Lefèvre est éloquent. Son EHPAD, équipé d’un CRM spécialisé, a noté dans son profil sa passion pour le jardinage. Par conséquent, un programme d’activités individualisé lui a été élaboré, comprenant des séances de jardinage thérapeutique.

La communication est simplifiée


Par ailleurs, le témoignage de Monsieur Dupuis, dirigeant d’un EHPAD à Montpellier, souligne l’importance de la communication dans la relation avec les résidents et leurs proches. Grâce au CRM, la communication est facilitée, même lorsque les résidents sont loin de leur famille. Chaque membre de la famille peut consulter l’historique des échanges, le suivi des soins, les prochains rendez-vous. Cela renforce la confiance entre l’EHPAD, les résidents et leurs proches.

Amélioration constante de la qualité des services


En outre, dans le secteur de l’EHPAD, l’amélioration continue de la qualité des services est un enjeu majeur. En recourant à un CRM adapté, les directeurs d’EHPAD peuvent suivre l’évolution de certains indicateurs clés. Par exemple, le CRM peut regrouper des informations sur le nombre de plaintes reçues, les demandes particulières des résidents ou encore le taux de participation aux activités. Ces données peuvent ensuite être analysées afin d’identifier des pistes d’amélioration et de mettre en œuvre des mesures correctives. Ainsi, le CRM ne sert pas simplement à gérer la relation avec les clients. Il joue aussi un rôle vital pour garantir la satisfaction des résidents et l’amélioration continue des prestations proposées.

Critères de sélection d’un CRM général ou d’un CRM adapté aux EHPAD

Pour choisir le logiciel de gestion le plus adapté à un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), plusieurs critères doivent être pris en compte. Au premier rang, il est fondamental d’identifier de manière précise les besoins de l’EHPAD et les fonctionnalités CRM nécessaires à son efficience.

Atlantis, un EHPAD de renom, a récemment été confronté à ce choix complexe. Reconnaissant l’apport incontestable d’un CRM généraliste dans l’amélioration de la productivité et la centralisation des données, ils ont néanmoins conclu qu’un CRM spécialisé était plus conforme à leur secteur d’activité précis. Ils ont choisi un CRM conçu notamment pour les EHPAD, qui comporte des fonctionnalités telles que le suivi des soins, la planification des activités et la gestion de l’accueil des résidents et de leurs familles.

Des besoins spécifiques aux EHPAD

Comprendre les particularités de votre EHPAD est crucial pour opter pour le CRM le plus adapté. Un système de gestion personnalisé peut non seulement amener une valeur ajoutée importante au quotidien, mais également vous permettre d’optimiser les processus et ainsi améliorer la qualité des soins.

Les spécificités des EHPAD concernent notamment :

  • La gestion des dossiers des résidents.
  • La coordination des soins et des activités.
  • La communication interne et externe.
  • La gestion des stocks de médicaments et de matériel.

Comparaison des différentes options disponibles sur le marché

Il est alors recommandé de comparer les diverses options disponibles sur le marché. Par exemple, le retour d’expérience des EHPAD qui ont adopté un CRM généraliste peut se révéler pertinent. C’est ce qu’a fait la maison de retraite Les Mimosas en partageant son expérience d’utilisation d’un CRM généraliste. Elle a constaté que, bien que performant pour gérer la relation client, il lui manquait certaines fonctionnalités clés pour couvrir leurs exigences spécifiques en soins aux patients. Cette expérience l’a encouragée à rechercher un CRM spécialisé pour EHPAD.

Évaluation des coûts et des avantages

Enfin, le facteur financier est un critère de choix important. L’acquisition et le déploiement d’un CRM représentent une dépense significative. Il est donc fondamental d’évaluer les bénéfices potentiels en comparaison de l’investissement initial.

Mme Durand, la directrice de l’EHPAD La Roseraie, a récemment partagé son expérience d’investissement dans un CRM spécialisé. Bien qu’il ait requis une dépense initiale plus importante, elle est persuadée que l’efficacité accrue et les précieuses heures de travail économisées grâce à l’optimisation des processus justifiaient largement l’investissement.

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