CRM pour EHPAD : critères de sélection et avantages

Le choix d’un CRM pour votre EHPAD peut s’avérer complexe, mais est tout aussi crucial dans un environnement de plus en plus axé sur le numérique. Cela peut améliorer de manière significative tous les aspects de la gestion de votre établissement, de la prise en charge des résidents à la gestion du personnel.



Dans cet article, nous explorerons les critères clés pour sélectionner un CRM adapté à votre EHPAD : évaluation de vos besoins spécifiques, fiabilité et compatibilité du CRM, accessibilité et facilité d’utilisation, sécurité des données et respect de la confidentialité, ainsi que le coût et le retour sur investissement. Comment choisir le bon CRM pour EHPAD pour votre établissement ? C’est par une meilleure compréhension de ces aspects que vous pourrez faire le choix le plus avisé pour votre établissement. Alors, êtes-vous prêt à transformer votre EHPAD avec le bon CRM ?

Évaluation des besoins spécifiques de l’EHPAD

Lorsqu’il s’agit du choix d’un système CRM pour une EHPAD, la première étape nécessite une analyse approfondie des activités et des processus internes de l’établissement.

Analyse des activités et des processus internes

À titre d’exemple, la Maison de Retraite Les Chênes, située en Normandie, a récemment cherché à optimiser sa gestion grâce à un outil CRM. L’équipe de direction a minutieusement passé en revue toutes les tâches quotidiennes, du suivi médical des résidents à la gestion de la restauration, en passant par la facturation. Cette analyse rigoureuse a permis de cerner clairement les fonctionnalités demandées pour leur futur CRM.

Identification des fonctionnalités requises

Les besoins spécifiques de chaque EHPAD sont uniques. « Nous souhaitions un outil qui permette à l’ensemble du personnel de suivre facilement l’état de santé de nos résidents, de gérer les plannings et d’automatiser autant que possible notre facturation », explique le directeur de la Maison de Retraite Les Chênes.

Prise en compte des particularités propres à l’établissement

Pour l’EHPAD La Roseraie, située en Bretagne, le défi était tout autre. Avec une capacité d’accueil de 120 résidents, l’établissement avait besoin d’un CRM capable de gérer un volume de données bien plus conséquent. En outre, certains de leurs résidents présentaient des conditions médicales spécifiques nécessitant un suivi particulier, ce qui impliquait des fonctionnalités supplémentaires. Ainsi, les spécificités propres à chaque EHPAD doivent être prises en compte pendant cette évaluation préliminaire.

En conclusion, l’évaluation des besoins spécifiques de l’EHPAD est une étape cruciale pour définir les critères de sélection d’un CRM. Les témoignages des responsables des maisons de retraite Les Chênes et La Roseraie soulignent l’importance de cette analyse détaillée et adaptée à chaque établissement. Elle permet non seulement de choisir un CRM spécialisé pour EHPAD, mais aussi de le faire de manière éclairée et en adéquation avec les besoins réels de l’institution.

Fiabilité et compatibilité du CRM

L’étape de sélection d’un logiciel de gestion dédié aux EHPAD s’accompagne d’une analyse approfondie de la fiabilité et de la compatibilité du CRM envisagé. Ainsi, la robustesse d’une telle solution technologique revêt un intérêt majeur dans la digitalisation des processus d’encadrement des séniors. La plaquette de l’AP-HP décrivant les nouveaux critères d’évaluation souligne l’importance de cette dimension.

Performances du CRM : un acteur clé témoigne

M. Martin, Directeur d’un EHPAD basé en région parisienne, témoigne des bénéfices de l’optimisation CRM : « Grâce à une plateforme logicielle performante, nous avons pu améliorer significativement notre suivi des résidents. Grâce à ce nouvel outil, nous avons réduit de 20% le temps passé à la gestion administrative, laissant plus de place à l’accompagnement des personnes âgées. »

Compatibilité du CRM : qu’est-ce que cela implique ?

L’intégration d’un logiciel CRM dédié aux EHPAD au sein du système d’information existant de l’établissement constitue un véritable challenge. Il s’agit, entre autres, de rendre le CRM compatible avec les différents logiciels déjà en place. Selon la société Foxeet, spécialisée dans le conseil en matière d’AMOA, l’harmonisation des différents systèmes est cruciale pour assurer un bon fonctionnement du processus de gestion et optimiser l’efficacité des équipes soignantes.

Maintenance et support technique : un critère non négligeable

Ndiaye, Responsable informatique d’un EHPAD du Nord de la France, insiste sur ce point : « Nous avons opté pour un CRM maison de retraite qui propose une maintenance réactive, disponible 24h/24 et 7j/7. Cette possibilité de joindre le support technique à tout moment a été un critère décisif dans notre choix. En effet, en cas de panne, nous devons être en mesure de rétablir le service le plus rapidement possible pour assurer un suivi optimal de nos résidents. »

En conclusion, la performance, la compatibilité et le support technique représentent autant de critères essentiels lors de la sélection d’un CRM dédié aux EHPAD. Il convient donc de les évaluer avec attention pour s’assurer que la solution choisie conviendra parfaitement à l’établissement et à ses résidents.

Accessibilité et facilité d’utilisation : deux piliers pour choisir un CRM efficace pour un EHPAD

Le choix d’un logiciel CRM pour un EHPAD ne doit pas seulement se baser sur la robustesse de la technologie. En effet, un facteur tout aussi crucial est à prendre en compte : la facilité d’utilisation de la solution. Surtout dans un milieu comme la santé, où la rapidité et la précision sont essentielles.

Prenez l’exemple de madame Durand, directrice d’un EHPAD à Lyon : « Lorsque nous avons décidé de nous digitaliser, nous étions un peu perdus. Mais une chose était certaine, nous ne voulions pas que ce nouvel outil soit une source de stress supplémentaire pour notre personnel. C’est pour cela que nous avons choisi un logiciel facile à utiliser« , témoigne-t-elle.

Un design intuitif pour une navigation simplifiée

Une interface utilisateur intuitive est au cœur de l’accessibilité d’un CRM. C’est cette interface qui permet aux utilisateurs d’accéder facilement à toutes les fonctionnalités du logiciel. Par exemple, l’outil de gestion des plannings doit être clair et facile à consulter, les fiches résidents doivent être rapidement accessibles et la facturation doit pouvoir être gérée en quelques clics.

« Le CRM que nous utilisons propose une navigation par onglets. C’est une petite chose, mais ça change tout ! En un clin d’œil, je peux visualiser l’emploi du temps de tous mes collègues et le réarranger en cas d’absence imprévue. Cela rend mon travail beaucoup plus facile et moins stressant », nous raconte Sophie, infirmière de nuit dans un EHPAD de Paris.

Une accessibilité pour tous les profils

Le personnel au sein d’un EHPAD est diversifié. Il ne faut pas oublier que toutes les personnes qui y travaillent n’ont pas les mêmes compétences numériques et ne sont pas à l’aise avec les nouvelles technologies. Ainsi, le CRM doit pouvoir être utilisé par tous, qu’ils soient administrateurs, soignants, ou techniciens.

Monsieur Leclercq, responsable technique dans un EHPAD de Lille partage son expérience : « Avant, je devais remplir des formulaires papier pour signaler les problèmes techniques. Avec le nouveau CRM, je peux tout prendre en charge en ligne, et les demandes sont automatiquement transmises à la bonne personne. Pourtant, je ne suis pas un pro en informatique, mais ce système est vraiment facile à utiliser. »

L’importance d’une formation préalable

Il est également essentiel d’assurer une formation préalable à tous les utilisateurs du CRM. Cela permettra à chacun de se familiariser avec l’outil et de découvrir toutes ses fonctionnalités. Enfin, un bon CRM doit également proposer un support technique réactif pour aider les utilisateurs en cas de problème.

Comme le souligne monsieur Bernard, médecin coordonnateur dans un EHPAD à Nantes : « La formation que nous avons reçue lors de l’installation du CRM a été très bénéfique. Cela a permis à toute l’équipe de bien comprendre comment utiliser le logiciel et de gagner en efficacité. »

Sécurité des données et respect de la confidentialité

L’adoption d’un CRM pour une EHPAD ne se fait pas à la légère, d’autant plus lorsqu’il en va de la sécurité des données et du respect de la confidentialité des informations. La majeure partie des EHPAD gère un nombre colossal de données sensibles, telles que les dossiers médicaux des résidents, les informations personnelles du personnel, les détails financiers… Ainsi, la question de la sécurité des données devient une préoccupation majeure.

Mesures de sécurité pour protéger les données sensibles

L’utilisation d’un CRM performant en EHPAD va de pair avec des mesures de sécurité robustes. Par exemple, une EHPAD basée à Lyon qui a récemment fait le choix d’intégrer un CRM robuste a apprécié le degré de sécurité offert par l’outil. Ce logiciel de gestion EHPAD assure non seulement une navigation sécurisée, mais également le chiffrement des informations sensibles, la mise en place d’un contrôle d’accès par identifiant et mot de passe, des pare-feu robustes pour contrer les tentatives de piratage et l’existence de plans de récupération des données en cas de problèmes techniques.

Conformité aux réglementations en matière de protection des données

Il est également essentiel pour un CRM EHPAD d’être en conformité avec les diverses réglementations en vigueur en matière de protection des données. Le RGPD, par exemple, est un élément crucial dans la gestion de la clientèle en EHPAD. Un EHPAD de Nice a témoigné de l’importance d’avoir choisi un CRM qui garantit le respect de ce règlement. Les résidents et leurs familles se sentent ainsi rassurés, confiants que leurs informations ne seront pas utilisées de manière abusive.

Sauvegarde et récupération des données

En cas de problème technique, il est indispensable de pouvoir récupérer les données rapidement. La Maison de Retraite des Lilas à Paris a partagé son expérience où le logiciel de gestion EHPAD qu’elle a choisi a permis une récupération sans faille des données de résidents après une panne inopinée du serveur. L’automatisation de la sauvegarde des données et la mise en place de solutions de reprise après sinistre ont permis à l’établissement de récupérer ses informations essentielles en un rien de temps.

Élément décisif dans le choix d’un CRM pour EHPAD

  • La présence de protections robustes contre les intrusions et les fuites de données.
  • La conformité aux réglementations en matière de données personnelles.
  • La présence de solutions de sauvegarde et de récupération de données rapides et efficaces.

Sont autant de critères décisifs dans le choix d’un CRM pour EHPAD. La sécurité des données et le respect de la confidentialité ne sont pas seulement des prérequis légaux, mais contribuent également à renforcer la confiance et la satisfaction des résidents et de leurs familles.

Coût et retour sur investissement

Le choix d’un CRM doit également prendre en compte son coût et le retour sur investissement prévu. En effet, à l’image de l’EHPAD à Marseille qui a su tirer pleinement profit de l’intégration d’un tel logiciel, l’intérêt financier peut être substantiel.

Coût d’acquisition et frais d’installation

Le coût d’acquisition du CRM et les éventuels frais d’installation sont généralement les premiers éléments analysés. Demandez-vous combien il coûtera pour acquérir le logiciel et le mettre en place. Par exemple, l’établissement Les Pins Bleus sur la côte d’Azur a pu négocier le coût d’acquisition à une fourchette acceptable grâce à une approche proactive.

Sauvegarde et mises à jour

Pour maintenir la performance du logiciel et sa compatibilité avec les évolutions technologiques, des mises à jour régulières sont nécessaires. Il convient donc d’analyser le coût de ces mises à jour. De même, la sauvegarde des données est une fonctionnalité primordiale, son coût doit également être pris en compte.

Coûts d’utilisation

Les coûts d’utilisation se répartissent souvent en frais de licence, de maintenance, et autres coûts annexes. Du côté de l’EHPAD Le Soleil Levant, par exemple, un contrat de licence abordable a été un facteur déterminant dans le choix de leur CRM.

Coûts de licence et maintenance

La licence d’utilisation du logiciel peut être un coût fixe ou variable, selon le nombre de postes utilisateurs. La maintenance, quant à elle, peut varier en fonction des prestations proposées par le fournisseur. Il est donc crucial de bien comprendre ces leviers coût pour anticiper le budget nécessaire.

Retour sur investissement

Plus difficile à quantifier, le retour sur investissement se mesure au regard des gains d’efficacité et de productivité obtenus grâce au CRM. Comme en témoigne Madame Martin, directrice d’un EHPAD en Normandie : « Depuis l’installation de notre CRM, nous avons pu optimiser nos processus de facturation et de gestion des plannings, et ainsi dégager du temps pour nos équipes. »

Gains de temps et efficacité accrue

  • L’automatisation de certaines tâches répétitives permet un gain de temps significatif. Par exemple, le suivi des dossiers patients, géré manuellement, peut prendre plusieurs heures par jour. Avec un bon CRM, ce temps peut être réduit de moitié, voire plus.
  • La meilleure coordination entre les différents services au sein de l’EHPAD peut également mener à une efficacité accrue. Comme le mentionne Monsieur Dupont, directeur technique d’un EHPAD en Bretagne : « Grâce au CRM, les équipes médicale et administrative travaillent main dans la main, ce qui nous permet de nous concentrer sur l’aspect humain de notre mission. »
  • La diminution des erreurs de facturation, une meilleure planification des soins et une gestion optimale des résidences pour seniors sont autant de points qui participent à une meilleure rentabilité pour l’établissement.

En conclusion, le coût d’un CRM pour EHPAD ne doit pas être le seul critère de choix, il est essentiel de prendre en compte le retour sur investissement pour l’établissement. Un CRM efficace et adapté aux besoins spécifiques de l’EHPAD peut être synonyme d’économies significatives à moyen et long terme.

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